fileee: Revolution von Aktenordner & Papierkram?
Alle haben heutzutage das Problem, dass die Dokumente an unterschiedlichen Orten liegen. Papierunterlagen im Aktenordner, digitale Rechnungen im Kundencenter, im E-Mail-Posteingang oder auf der Festplatte. Wer nach Monaten oder Jahren ein Dokument sucht, muss meist umständlich den Computer und die Aktenordner durchsuchen. fileee will das Chaos zwischen digitalen Unterlagen, Papierdokumenten und verschiedenen Ablagesystemen beseitigen.
Kurzum: fileee ist ein Dienst, um alle privaten Dokumente zu managen.
fileee ist Dokumenten Scanner, digitaler Aktenordner bzw. Aktenschrank und intelligenter Assistent in einem: Papierdokumente werden mit der Smartphone-App digitalisiert und bei fileee hochgeladen. Mit der Web-Applikation werden bereits digitale Dokumente per Drag and Drop in die Anwendung hineingezogen. Unterlagen aus Mail, Dropbox und G-Drive können importiert werden. Hierzu wird eine Verknüpfung zum jeweiligen Dienste eingerichtet. fileee erkennt wichtige Informationen in den Dokumenten und zeigt Absender, Adressat und den Dokumententyp (z.B. Rechnung, Beleg oder Vertrag) an. Werden bei der Analyse (Zahlungs-)Fristen erkannt, erstellt fileee eine Erinnerungen. Anhand der erkannten Daten benennt fileee die Dokumente. Tags helfen dabei, die Unterlagen sinnvoll und individuell zu ordnen. Dank der integrierten Texterkennung können Dokumente und einzelne Details, wie eine Kundennummer, per Volltextsuche schnell wiedergefunden werden.
Die App fileee ist kostenfrei für iOS und Android erhältlich. Eine Web-Applikation ergänzt das Angebot und synchronisiert sich laufend mit allen verwendeten Geräten. Für die Nutzung von fileee ist eine einmalige Registrierung unter my.fileee.com nötig, welche im Test in weniger als 5 Minuten erledigt war. Auch bei der von uns getesteten Dropbox Erst-Synchronisierung hat man mitgedacht: der Nutzer bzw. die Nutzerin kann aussuchen, welche Verzeichnisse der Dropbox in den digitalen Aktenordner eingebracht werden sollen. Die Verarbeitung der dort vorhandenen Dokumente, wie z.B. Versicherungsrechnungen, Steuerbescheide etc., dauerte – der Natur der Sache geschuldet – etwas länger. Von den 196 hochgeladenen Dokumenten wurde sogar der Großteil der schräg eingescannten Dokumente kategorisiert.
Dank der App ist Scannen problemlos möglich. Die iPhone Kamera löst bei der getesteten iOS Version (iPhone 5S) zuverlässig automatisch aus.
Nur manchmal wurde die Kategorie nicht exakt eingeschätzt – so landeten zwei Rechnung unter Verträgen. Ein händisches „umkategorisieren“ ist aber problemlos möglich. Besonders hervorzuheben ist aber die Rechnungsfunktionalität: Fileee erkennt Rechnungsdaten und kann somit Zahlungserinnerungen erstellen. Darüber hinaus werden IBAN Nummern automatisch erkannt und ausgelesen, so dass man die IBAN bequem per copy und paste in eine on- oder offline Banking Software übernehmen kann. Dank der guten Texterkennung ist dann auch die Rechnungsnummer per copy-paste ruck zuck übertragen.
Die kostenfreie App und deren Desktop Anwendung kann daher wirklich empfohlen werden.
